Toda negociação é um processo e como tal envolve etapas. Para ser bem-sucedido nesse processo é fundamental dominar as etapas da negociação e saber como agir em cada momento. A negociação é uma ação voluntária onde as partes trocam recursos com o objetivo final de atingir um acordo consideravelmente satisfatório para ambas as partes, mesmo que em um primeiro momento tenham os interesses desalinhados.
No mundo empresarial, a capacidade de conduzir negociações vitoriosas é considerada, cada vez mais, um elemento decisivo. No processo de negociação, seu objetivo é chegar a um acordo que lhe beneficie e a forma de chegar a este resultado é agregando valor à sua oferta. Aqui o diferencial deve ser o seu produto ou solução, e não o preço.
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Características da Negociação
Os princípios da negociação são universais. São eles: o conceito em negociação, a relevância de uma estratégia, a percepção das etapas e assimilação, com clareza, do que é necessário para o fechamento do negócio.
Negociar é um processo que envolve emoção, tensão, por vezes até animosidades e esses fatores podem direcionar a sua negociação para um possível impasse. Inclusive, certo nível de tensão até é esperado em determinado momento da negociação, principalmente na etapa em que são extraídas concessões de todas as partes. O ideal é que se chegue nessa etapa de forma gradual, para que você possa passar por ela sem prejuízos.
Enquanto processo, a negociação tem começo, meio e fim, por isso a importância de organizá-la em etapas. Independente da quantidade de negociações que você irá fazer, o importante é que entendamos que há diferentes momentos para que as etapas da negociação ocorram. Por isso, você precisa saber distingui-las e orientar as suas ações de acordo com as partes deste processo.
Ainda que as etapas da negociação marquem o começo e final de um processo, a negociação não se encerra em si. A partir dela estabelecem-se relações com futuros parceiros, clientes e colaboradores. Sendo assim é importante preservar esse novo relacionamento realizando uma negociação transparente e justa. Negociações mais agressivas costumam fechar portas. Antes de estudar as etapas da negociação, algumas dicas podem ajudá-lo tanto a iniciar o processo quanto seu desenrolar. Confira
- Sempre inicie as negociações;
- Esteja, de preferência, em seu território;
- Sempre negocie por escrito, um documento formal bem detalhado vai lhe servir de garantia.
- Além disso, também aconselhamos a manter uma postura neutra e se ater aos fatos objetivos.
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Etapas da Negociação
Para uma negociação bem-sucedida é importante cumprir algumas etapas que nortearão o processo. Algumas táticas e estratégias devem ser seguidas para evitar ou minimizar o aparecimento de impasses, que eventualmente aparecerão. A clareza e a objetividade são fundamentais para que todas as etapas da negociação sejam concluídas com sucesso.
O senso comum nos leva a pensar que a negociação inicia quando as partes começam a interagir, comparando as propostas. Mas, se engana quem pensa que não há etapas anteriores a essa. Informação é poder, e chegar ao momento de interação sem conhecer as partes do processo de negociação é praticamente uma receita para o fracasso.
ETAPA 1: PREPARAÇÃO
Uma boa negociação precisa de uma base sólida de informações para que possamos prosseguir no relacionamento. Estar bem preparado gera confiança e dá uma vantagem ao negociador. Além de prepará-lo para todos cenários e variáveis previsíveis. E essa segurança devido a preparação prévia dá margem às iniciativas contundentes na apresentação de soluções, o pode ser seu diferencial nesse processo
Por isso, recomendamos a realização de uma ampla pesquisa sobre a empresa com a qual se está negociando, além do levantamento de dados que possam exemplificar e apoiar sua proposta, como estatísticas ou informações referentes a propostas concorrentes. Assim, seus argumentos estarão bem fundamentados. Também cabe estabelecer os objetivos da negociação, tanto os pretendidos por você, quanto os que a outra pode trazer. Com isso você poderá prever uma margem de negociação.
ETAPA 2: INVESTIGAÇÃO
É hora de checar as informações! Verifique se tudo que foi pesquisado sobre a outra parte realmente corresponde à realidade e, principalmente, às suas necessidades. Nesta etapa da negociação, sugerimos falar menos e ouvir mais.
Conheça o seu interlocutor, mas não se limite apenas a compreender o que ele diz ou como se expressa. Procure entender como ele funciona no inconsciente, quais são suas origens, quais suas experiências e vivências, em qual atividade atua e quais as características peculiares nesse ramo. Tente identificar por que ele quer alcançar o objetivo dessa negociação.
Fazer perguntas e fornecer respostas é o principal. Busque os pontos comuns entre as duas partes e evite enfatizar as diferenças. Crie pontos de contato, de forma que o negócio se mostre benéfico para os dois lados. A descoberta desses pontos em comuns acontece somente por meio do diálogo e da troca de perguntas e respostas entre os negociadores.
ETAPA 3: ABERTURA
Agora que ambas partes já se conhecem, comece a sinalizar para seu interlocutor seus interesses. Diga suas expectativas de forma geral e ouça as da outra parte. Relacione as vantagens do que você defende com as necessidades e expectativas do outro negociador.
Nesta etapa da negociação, procura-se responder aos problemas descobertos na etapa anterior, oferecendo soluções e criando valor para o outro, com o objetivo de amplificar a relação custo/benefício. As duas partes precisam compartilhar aqui suas expectativas iniciais, para, a partir delas, buscar um acordo.
ETAPA 4: CLARIFICAÇÃO
As cartas estão na mesa. Este é o momento de ouvir e discutir. Aqui, as dúvidas devem ser respondidas e as objeções rebatidas com dados, e não somente com opiniões. Recomenda-se, aqui, considerar as objeções levantadas como oportunidades para detalhar mais o objetivo. Perceba o valor que o seu interlocutor vê na solução da sua empresa. Pois, ciente disso, você poderá trocar concessões sem ser injusto ou desvalorizar a sua oferta.
ETAPA 5: ACORDO
Chegou a hora de bater o martelo. Ambas as partes oferecem o aval conclusivo e fecham ou não o negócio. Então, é preciso decidir se há possibilidade de reverter a negociação, se haverá um período de teste e, finalmente, estabelecer datas e prazos.
Se as etapas da negociação anteriores foram bem-sucedidas e desenvolvidas, esta etapa final ocorrerá sem grandes obstáculos. Cabe ressaltar que cada parte deve oferecer opções à outra, de forma que não exista apenas uma proposta final possível.
ETAPA 6: CONTROLE E AVALIAÇÃO
A negociação não se encerra na realização do acordo, mas sim quando as soluções são implementadas. É importante um acompanhamento (controle) dos aspectos que foram acordados. Assim asseguramos a entrega e construímos uma maior credibilidade a este processo, o que será muito importante para as próximas negociações.
As etapas da negociação não são processos engessados, a duração de cada etapa varia conforme os termos de cada uma, bem como as posturas das partes. Ah! e, não esqueça: é importante refletir sobre cada etapa e como elas se desenvolveram, buscando identificar aspectos a serem melhorados nas próximas vezes!
